Policy on the safeguard and use of personal details

Dit privacybeleid ("Privacybeleid") regelt de verwerking van persoonsgegevens verkregen door REPA Holding GmbH en haar filialen (hierna te noemen "REPA", "wij", "ons", "onze").

Uw privacy is voor ons van het grootste belang. Hieronder geven we informatie over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens wanneer u met ons interageert. Dergelijke interactie vindt plaats wanneer:

• u onze Website https://repagroup.com/, een van onze webwinkels of social media pagina's bezoekt;
• u met ons communiceert via telefoon, fax, chat of e-mail;
• wanneer u diensten aan ons verkoopt; of
• goederen of diensten van ons koopt.

OPMERKING: Als u informatie wilt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken door cookies en plug-ins voor sociale netwerken te gebruiken, raadpleegt u ons Cookiebeleid. Als u wilt solliciteren op één van de vacatures op onze website, wordt u vriendelijk verzocht het Privacybeleid voor sollicitanten te raadplegen.

 

1 Algemene informatie

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door REPA Holding GmbH Gadastr. 4, 85232 Bergkirchen Tel.: +49 8142 6522-50, geregistreerd bij het Munich District Court, Register No. HRB 227053 en haar dochterondernemingen.
Elke term die met een hoofdletter begint, wordt uitdrukkelijk gedefinieerd in dit Privacybeleid. Waar mogelijk in de context van de situatie, worden woorden in het enkelvoud geïnterpreteerd als inclusief het meervoud en vice versa.
Waar verwezen wordt naar bepaalde wetten of regels, omvat deze verwijzing ook elke wijziging, vervanging of nietigverklaring van dergelijke wetten of regels, met inbegrip van alle daarmee verband houdende uitvoeringsbesluiten.
REPA behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid naar eigen goeddunken en op elk moment te wijzigen, te herzien of aan te passen. Dergelijke wijziging, herziening of aanpassing moet worden meegedeeld via de website. Als u de wijzigingen, herzieningen of amendementen niet aanvaardt, kunt u ons dat laten weten door een e-mail te sturen naar datenschutz.de@repagroup.com.
Ongeacht uw hoedanigheid onder dit Privacybeleid (bezoeker van de website of social media-pagina, klant of leverancier), zullen we uw persoonsgegevens altijd verwerken voor de volgende doeleinden:

Om bedrijfstransacties zoals fusies, overnames of splitsingen te kunnen voorbereiden en uitvoeren, waarvoor we ons beroepen op ons legitieme belang om dergelijke transacties aan te gaan;
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
Om te voldoen aan elk redelijk verzoek van relevante functionarissen of vertegenwoordigers van de politie, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of overheidsorganen, met inbegrip van relevante gegevensbeschermingsautoriteiten, waarvoor we ons beroepen op onze wettelijke verplichtingen;
Om uw persoonsgegevens op initiatief van REPA over te dragen aan de politie of gerechtelijke autoriteiten als bewijs of in het geval van een redelijk vermoeden van een illegale handeling of overtreding van uw kant wanneer u zich registreert of gebruik maakt van de website, onze social media pagina's of andere communicatiemiddelen met ons, waarvoor wij ons beroepen op ons legitiem belang om onze belangen te kunnen verdedigen.

2 U bezoekt onze website, webshops of social media pagina's of neemt contact met ons op via telefoon, fax, chat of e-mail

2.1 Telkens wanneer u onze website of webshop bezoekt, verzamelen wij technische informatie met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem. Er wordt ook informatie verzameld over uw surfgedrag, zoals de duur van uw bezoek, de links waarop u klikt, de pagina's die u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt.
Dergelijke informatie wordt ook verzameld wanneer u onze sociale mediapagina's bezoekt, maar dan is de aanbieder van de sociale mediadienst verantwoordelijk voor deze verzameling. Ga naar het privacybeleid van deze aanbieders van sociale media voor meer informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerken:

- Google

- LinkedIn

- Xing

2.2 Wanneer u een contactformulier op onze website of webshop invult of contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, fax, chat of via een van onze sociale mediapagina's, verzamelen wij:

de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
de inhoud van uw communicatie en de technische informatie van uw communicatie (de persoon met wie wij van onze kant communiceren, de datum en tijd, enz.)
uw voorkeuren met betrekking tot de ontvangst van onze e-mailcommunicatie, zoals nieuwsbrieven, promoties, advertenties, enzovoort, als u ervoor hebt gekozen deze communicatie te ontvangen;
uw profielinformatie op sociale mediapagina's die openbaar zijn gemaakt;
alle andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.

2.3 Alle bovenstaande persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van u. We kunnen aanvullende informatie over uw voorkeuren en surfgedrag ontvangen van partners zoals Google, LinkedIn en Xing. Als u meer informatie wenst over de persoonsgegevens die deze partijen over u verwerken en aan derden ter beschikking stellen, nodigen wij u uit om hun respectieve privacybeleid te raadplegen zoals hierboven vermeld.
2.4 REPA verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u met ons communiceert via onze website, onze chat of social media pagina's of wanneer u belt of een fax of e-mail stuurt om:

uw vragen, verzoeken of andere mededelingen te beantwoorden;
u informatie te verstrekken over onze producten, diensten en activiteiten;
onze website, sociale mediapagina's, bedrijf, werknemers, bedrijfsmiddelen en informatie veilig te houden;
statistische analyses te maken over het gebruik van onze communicatiekanalen;
onze producten, diensten of bedrijfsprocessen te verbeteren of nieuwe producten of diensten te ontwikkelen.

Voor alle bovenstaande doeleinden baseren we ons op ons legitieme belang om uw persoonsgegevens te verwerken om normale zakelijke communicatie te kunnen voeren en te communiceren over onze producten, diensten en activiteiten, om te begrijpen hoe onze communicatiekanalen worden gebruikt en om ons als bedrijf te ontwikkelen.

2.5 Wanneer we uw e-mailadres verzamelen met de bedoeling u commerciële berichten te sturen, zoals nieuwsbrieven, promoties en reclame voor onze producten en diensten en die van onze zusterbedrijven, vragen we uw specifieke toestemming om u dergelijke berichten te sturen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Voor onze bestaande klanten die we dergelijke communicatie over soortgelijke producten en diensten willen sturen, beroepen we ons op ons legitieme belang om commercieel met u te communiceren.

3 U bent of vertegenwoordigt een REPA-klant

3.1 Naast interacties die we met u kunnen hebben als gevolg van uw gebruik van onze website, social media pagina's of communicatie via e-mail, telefoon, fax of chat, ontvangen we ook rechtstreeks van u of van het bedrijf waarvoor u werkt, wanneer u goederen of diensten bestelt via de REPA app, de REPA webshop, telefoon of e-mail:

Uw basis identiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
de inhoud van uw communicatie en de technische informatie van uw communicatie zelf (de persoon met wie we van onze kant communiceren, de datum en tijd, enz;)
betalings- en factuurgerelateerde gegevens als u goederen of diensten bij ons bestelt.

3.2 REPA verwerkt uw persoonsgegevens om:

een klantenaccount aan te maken op de webshop zodat u onze producten via de webshop of de app kunt bestellen;
uw bestelling te verwerken, de bestelling naar u te verzenden en facturering en kwaliteitsbeheer af te handelen;
zich bezig te houden met normaal klantrelatiebeheer;
normale interne managementrapportageactiviteiten uit te voeren.

Voor de eerste twee doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om met u tot een overeenkomst te komen en deze overeenkomst uit te voeren. Als u een bedrijf vertegenwoordigt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om de contactgegevens te verwerken van de mensen die onze klanten vertegenwoordigen. Voor de andere twee doeleinden is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons bezig te houden met normale zakelijke en klantenopvolging.

4 U bent of vertegenwoordigt een REPA-leverancier

4.1 Naast alle interacties die we met u kunnen hebben als gevolg van uw gebruik van onze Website, social media pagina's of communicatie via e-mail, telefoon, fax of chat, ontvangen we ook rechtstreeks van u of van het bedrijf waarvoor u werkt, wanneer we een offerte ontvangen voor goederen of diensten of deze goederen of diensten bij u bestellen:

Uw basis identiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
de inhoud van uw communicatie en de technische informatie van uw communicatie zelf (de persoon met wie we van onze kant communiceren, de datum en tijd, enz;)
betalings- en factuurgerelateerde gegevens wanneer u ons factureert voor uw goederen of diensten.

4.2 REPA verwerkt uw persoonsgegevens om:

een offerte voor goederen of diensten van u te krijgen;
uw aanbod te vergelijken met soortgelijke aanbiedingen op de markt
de bestelling te verwerken, de bestelling van u te ontvangen en de facturering en het kwaliteitsbeheer af te handelen;
zich bezig te houden met normaal relatiebeheer met leveranciers;
normale interne managementrapportageactiviteiten uit te voeren.

4.3 Voor de eerste drie doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om met u tot een overeenkomst te komen en deze overeenkomst uit te voeren. Als u een bedrijf vertegenwoordigt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om de contactgegevens te verwerken van de mensen die onze leveranciers vertegenwoordigen. Voor de andere twee doeleinden is de verwerking gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons bezig te houden met normale zakelijke en klantenopvolging.

5 Ontvangers van persoonsgegevens

5.1 Wij delen uw persoonsgegevens binnen de REPA-groep en de Parts Town groep  waarvan wij deel uitmaken, en met overheidsinstanties voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden. In elk geval garanderen wij dat uw persoonsgegevens door de entiteiten binnen deze groep zullen worden verwerkt in overeenstemming met dit Privacybeleid.
5.2 Als u onze social media pagina's gebruikt, worden uw persoonsgegevens ook verwerkt door social media service providers. Meer informatie over hoe zij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u vinden in hun respectieve privacybeleid, zoals hierboven uitgelegd.
5.3 In sommige situaties vertrouwen we op zorgvuldig geselecteerde derde partijen om uw gegevens te ontvangen, zoals financiële instellingen en IT-serviceproviders.
5.4 Uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte waarvoor REPA de nodige contractuele regelingen heeft getroffen op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (zie contactgegevens hieronder).

6 Kwaliteitsgaranties

6.1 REPA zal alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden die zijn opgesomd in het Privacybeleid.
6.2 Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de tijd die nodig is om de hierin genoemde doeleinden te bereiken. Meer specifiek:

Persoonsgegevens van bezoekers van onze website of social media pagina, die geen betrekking hebben op specifieke vragen, verzoeken of soortgelijke communicatie, worden twee jaar bewaard.
Persoonsgegevens van iedereen die ons een vraag of verzoek heeft gesteld of een soortgelijke mededeling heeft gestuurd, ongeacht het communicatiekanaal, worden maximaal tien jaar na verzending van de mededeling bewaard.
Persoonsgegevens van klanten of contactpersonen van klanten worden bewaard zolang de klant klant blijft en tot 10 jaar nadat de klantrelatie is beëindigd.
Persoonsgegevens van leveranciers of contactpersonen van leveranciers worden bewaard zolang de leverancier leverancier blijft en tot 10 jaar nadat de leveranciersrelatie is beëindigd.
Persoonsgegevens die worden verzameld op basis van toestemming, bijvoorbeeld wanneer we u vragen of u onze nieuwsbrieven, promoties of advertenties via e-mail of vergelijkbare elektronische kanalen wilt ontvangen, worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt.

6.3 U begrijpt dat het relevanter maken van ons marketingmateriaal voor u een essentieel aspect is van onze marketinginspanningen. Dit betekent dat REPA een profiel voor u opstelt op basis van de relevante kenmerken zoals uiteengezet in artikel 2 en dit profiel vervolgens gebruikt om u te voorzien van communicatie, promoties, aanbiedingen, nieuwsbrieven en andere advertenties over producten en diensten die interessant voor u kunnen zijn.
6.4 REPA zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, wijziging of vernietiging. Alleen het personeel van REPA of haar externe verwerkers die op de hoogte moeten zijn van uw vertrouwelijke gegevens, hebben toegang tot deze gegevens en zijn onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen zijn die nooit kunnen worden gegarandeerd.

7 Uw rechten

7.1 U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die REPA over u verwerkt. REPA behoudt zich het recht voor om administratieve kosten in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk zijn ingediend om REPA te schaden of te benadelen.
7.2 U hebt het recht om kosteloos te verzoeken om rectificatie van uw persoonsgegevens die onjuist zijn. In het geval van een verzoek om rectificatie moet dit verzoek vergezeld gaan van bewijs van de onjuistheid van de gegevens waarop het verzoek om rectificatie betrekking heeft.
7.3 U hebt het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.
7.4 U hebt het recht te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens indien deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven uiteengezette doeleinden of indien u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. U dient er echter rekening mee te houden dat REPA uw verzoek tot verwijdering zal beoordelen aan de hand van:

de doorslaggevende belangen van REPA of enige andere derde;
wettelijke of regelgevende verplichtingen of gerechtelijke of administratieve bevelen die in strijd kunnen zijn met een dergelijke verwijdering.

In plaats van te verzoeken om de verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u REPA ook verzoeken om de verwerking te beperken als en wanneer (a) u de juistheid van de gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden vermeld, maar u ze nodig hebt om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.
7.5 U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens als u kunt aantonen dat er ernstige en gegronde redenen zijn in verband met bijzondere omstandigheden die een dergelijk bezwaar garanderen. Als de beoogde verwerking echter direct marketing betreft, hebt u het recht om kosteloos en zonder rechtvaardiging bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking.
7.6 Als u een verzoek wilt indienen om een of meer van de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming via datenschutz.de@repagroup.com. Een e-mail waarin om de uitoefening van een recht wordt gevraagd, mag niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de verwerking van uw verzoek. Dit verzoek moet duidelijk aangeven welk recht u wilt uitoefenen en de redenen voor het verzoek, indien nodig. Het moet ook worden gedateerd, ondertekend en aangevuld met een gescande kopie van een geldig identiteitsbewijs.
REPA zal u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek geldig is, zal REPA het zo snel als redelijkerwijs mogelijk inwilligen en niet later dan dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek.
Als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door REPA, kunt u altijd contact opnemen met REPA via het e-mailadres dat wordt vermeld in de eerste alinea van deze clausule. Als u nog steeds niet tevreden bent met het antwoord van REPA, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit of de Beierse gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.lda.bayern.de).

 

 

04/04/2024 13:09:51